Le fonctionnement d'une association est réglé par ses statuts (ou par son règlement intérieur, qui découle, précise ou complète les statuts).
Les rôles sont la plupart du temps répartis entre une assemblée générale, un conseil d'administration, un bureau et un représentant légal, qui pris tous ensemble, forment les instances dirigeantes.
L'assemblée générale (AG), souvent annuelle, examine les questions importantes.
À moins que les statuts n'en disposent autrement,
elle est souveraine : ses décisions s'imposent aux autres instances dirigeantes ;
elle désigne les responsables de l'association (membres du conseil d'administration, membres du bureau, représentant légal, etc.).
L'AG approuve ou désapprouve la gestion de l'association par le conseil d'administration, au terme de débats et de votes portant sur :
le rapport moral (ou d'activité),
le rapport financier (ou comptable),
le rapport d'orientation.
Elle autorise les opérations relatives à l'acquisition ou à la vente de biens immobiliers, dont elle communique la liste à la préfecture à chaque changement à l'aide du formulaire Cerfa n°13970*01 .
Elle est souvent chargée de constater les démissions et de prononcer les exclusions .
L'AG décide de la publication des comptes annuels au Journal Officiel (publication facultative pour les associations recevant moins de 153.000 € de dons ou de subventions par an).
L'AG est souvent qualifiée d'ordinaire (AGO) quand elle n'a pour but que d'organiser la rencontre régulière de tous les membres, afin de faire un bilan et de dresser les perspectives.
Elle est souvent qualifiée d'extraordinaire (AGE), quand elle doit permettre de surmonter une situation de crise interne, apporter une modification substantielle à l'association, prononcer sa " mise en sommeil " ou sa dissolution .
À savoir : le registre des procès-verbaux des AG n'est pas obligatoire, mais il est indispensable pour apporter la preuve que les représentants de l'association ont bien été mandatés pour agir de telle ou telle façon (par exemple, pour ouvrir un compte bancaire ou demander une subvention).
Le conseil d'administration (CA) prépare les travaux de l'assemblée générale (voire établit son ordre du jour ) et applique ses décisions.
Il a souvent le pouvoir de proposer à l'Assemblée générale des modifications dans les statuts (ou dans le règlement intérieur qui les précisent).
Les membres du CA sont appelés "administrateurs".
Ils peuvent être mineurs s'ils remplissent les conditions cumulatives suivantes :
ils sont âgés d'au moins 16 ans,
ils disposent de l'accord écrit de leurs parents ou tuteurs,
ils ne prennent pas part aux actes et aux décisions modifiant le patrimoine de l'association.
Le conseil d'administration peut déléguer une partie de ses pouvoirs à un bureau, instance restreinte composée de personnes choisies en son sein.
Le bureau a vocation à se réunir beaucoup plus fréquemment que le CA et gère les affaires courantes.
L'association doit identifier une personne physique agissant en son nom : son représentant légal.
Généralement, cette personne est appelée président ou porte-parole.
Il est responsable de la tenue du registre spécial obligatoire, qui rend compte de tous les changements importants dans la vie de l'association.
Ses actes engagent l'association à l'égard des tiers (banques, administrations, justice, autres associations, etc.).
Le représentant légal doit être majeur pour pouvoir réaliser les actes de constitution, de modification ou de transmission du patrimoine de l'association,
Le représentant légal peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs (par exemple, à un vice-président, à un secrétaire ou à un trésorier) mais il demeure co-responsable des actes réalisés au nom de l'association par ceux à qui il a délégué ses pouvoirs.
L'identité du représentant légal, de ses délégataires éventuels, ainsi que de chaque membre du CA doit obligatoirement être communiquée à la préfecture du siège de l'association :
lors de la déclaration de la création de l'association,
et après chaque changement dans la composition des instances dirigeantes.
Les déclarations peuvent être effectuées en utilisant le formulaire Cerfa n°13971*02 .